相关规定
旧《条例》第二十六条规定：“行政机关依申请公开政府信息,应当按照申请人要求的形式予以提供;无法按照申请人要求的形式提供的,可以通过安排申请人查阅相关资料、提供复制件或者其他适当形式提供。”
新《条例》第四十条规定：“行政机关应当根据申请人的要求及行政机关保存政府信息的实际情况，确定提供政府信息的具体形式；按照申请人要求的形式提供政府信息，可能危及政府信息载体安全或者公开成本过高的，可以通过电子数据以及其他适当形式提供，或者安排申请人查阅、抄录相关政府信息。”
裁判归纳
信息公开的告知，原则上应按照申请人要求的形式提供，但一些行政机关在处理信息公开申请时，没有认真审核申请人要求答复的形式，导致答复告知的形式有问题。有些行政机关担心材料存在瑕疵，会被申请人当作行政行为违法的证据，不愿意向申请人提供书面的复印件，仅采取口头方式告知。有些行政机关认为需要提供的信息材料过多，未按照申请人要求提供纸质版，而是通过电子邮件发送给了申请人，这些都属于提供信息的形式不符合申请人要求。申请人如因此诉至法院，法院一般会从实体和程序两个方面去审查。实体上申请人如果已经获得了需要的信息，法院则仅认定行政行为存在瑕疵，不再要求行政机关重新答复。而申请人如果实体上没有获得需要的信息，且行政机关也未能说明不按照要求形式提供的正当理由和相关依据，法院则会判决答复违法，限期重新做出答复。
典型案例
1、（2018）闽0902行初121号薛细祥诉福安市农业局、福安市人民政府信息公开及行政复议决定一案，原告薛细祥要求被告福安市农业局以邮寄复印件的方式向其提供相关政府信息，被告在其《处理意见》中告知原告已经于2018年4月9日在镇人民政府大门口及村委会公开栏等醒目位置粘贴了审计报告及附件，要求原告前往视阅。法院认为，被告不存在无法按照原告要求的形式提供政府信息的问题，客观上可以按照要求提供信息而未提供，公开方式不符合原告要求的形式，判决败诉。
2、（2018）陕7102行初2475号宋永和等与西安市规划局高新分局不履行政府信息公开法定职责一案，原告宋永和等向被告西安市规划局高新分局提交的“依申请公开申请表”明确表明请求被告以书面形式提供政府信息，被告却给予了原告口头答复，明显违反规定的答复方式，属于违法答复的情形。
律师建议
一般而言，申请人在获取信息的方式上，可以选择现场查阅、自行领取、邮寄、电子邮件、传真等；在信息载体上，可以选择纸质、电子邮件、光盘、磁盘等，行政机关应该依照申请人选择的方式和要求的载体做出告知。虽然告知方式没有规定排除口头告知，但口头告知方式很难固定证据和证明公开内容的准确性，应当谨慎选择。新《条例》下，明确了行政机关提供信息的形式应根据实际情况合理确定，补充了无法按要求提供时的处理方式，细化了告知的形式，便于行政机关作出更为有效的告知。
